Arkevia se présente comme la solution numérique incontournable développée par Cegedim SRH pour archiver vos documents RH en toute sérénité. Face à la montée exponentielle des échanges dématérialisés et aux exigences légales, cette plateforme assure un stockage sécurisé et une gestion électronique performante de vos données sensibles tout en garantissant la confiance et la sécurité indispensables dans le domaine des ressources humaines. Dans ce contexte, découvrez pourquoi Arkevia est devenue la référence pour les entreprises et les salariés :
- Une architecture robuste validée par cinq certifications majeures
- Un respect rigoureux des obligations légales de conservation et d’accessibilité
- Une interface intuitive et un accès simplifié, y compris via mobile
- Un accompagnement fiable pour les RH et un gain de productivité notable
- Des témoignages utilisateur qui confirment sa pertinence sur le terrain
Ces points se déclinent dans les sections suivantes pour vous offrir un éclairage complet, technique et pratique sur Arkevia.
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Sommaire
- 1 Arkevia : le coffre-fort numérique RH de Cegedim SRH au service de l’archivage sécurisé
- 2 Un niveau de sécurité inégalé : les certifications et technologies au cœur d’Arkevia
- 3 La législation du bulletin de paie électronique et son impact sur la gestion RH
- 4 Première connexion et prise en main de MyArkevia : faciliter l’accès aux documents RH
- 5 Retour d’expérience utilisateurs et perspectives d’Arkevia dans la gestion RH sécurisée
Arkevia : le coffre-fort numérique RH de Cegedim SRH au service de l’archivage sécurisé
Arkevia est une solution SaaS pensée pour répondre à un besoin majeur des entreprises : centraliser et sécuriser les documents RH dans un espace dédié et personnel à chaque salarié. Créée en 2016 et lancée officiellement en février 2017, cette plateforme éditée par Cegedim SRH – filiale experte dans les logiciels de paie et gestion du capital humain – répond à la mutation digitale imposée par la loi Travail de 2016. Elle permet à l’employeur d’importer directement des documents tels que bulletins de paie, contrats, avenants et attestations, tandis que le salarié peut accéder à ses fichiers à tout moment.
Implanté à Boulogne-Billancourt, le groupe Cegedim a fait de la dématérialisation RH un axe stratégique, affichant un chiffre d’affaires de 649 millions d’euros en 2025. Avec plus de 350 clients utilisateurs, Arkevia s’impose comme un acteur majeur auprès d’entreprises variées, allant de Leroy Merlin aux sociétés de services telles qu’Altran. Cette diversité atteste de la flexibilité et de la robustesse de la solution, capable de gérer d’importants volumes de documents sensibles.
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Pour exemple, Leroy Merlin, qui emploie plus de 25 000 collaborateurs en France, utilise Arkevia pour stocker et rendre accessibles des centaines de milliers de bulletins de paie, réduisant par là les risques de perte et les demandes répétées aux services RH. Ainsi, la solution ne se limite pas à un simple espace d’archivage mais intègre une véritable stratégie de digitalisation des processus RH.
Un niveau de sécurité inégalé : les certifications et technologies au cœur d’Arkevia
La sécurité est un enjeu fondamental pour un coffre-fort numérique RH. Arkevia se distingue clairement grâce à un ensemble de certifications majeures obtenues, renforçant la confiance des entreprises et des salariés. Parmi elles, on compte :
- ISO 27001 : garantissant un système de gestion rigoureux de la sécurité de l’information
- NF Z42-013 : garantissant la conservation électronique à valeur probante
- SOC 2 et SOC 3 : attestant de contrôles rigoureux relatifs à la sécurité, disponibilité, et confidentialité
- HDS (Hébergeur de Données de Santé) : une exigence très stricte habituellement réservée au secteur médical, mais ici appliquée pour les documents RH
De surcroît, la technologie de chiffrement AES 256 bits assure une protection maximale des données, appliquée de bout en bout. L’hébergement exclusivement situé en France garantit une conformité aux réglementations locales et au RGPD, évitant ainsi toute fuite vers des infrastructures étrangères.
L’un des éléments les plus rassurants d’Arkevia est sa politique dite de zéro connaissance, signifiant que même les équipes techniques de Cegedim SRH ne disposent pas de la clé pour décrypter les documents stockés. Ces clés restent ainsi la propriété exclusive du salarié, assurant une confidentialité à toute épreuve, similaire aux standards des solutions de stockage chiffré les plus réputées.
| Certification | Champ d’application | Valeur pour l’utilisateur |
|---|---|---|
| ISO 27001 | Management de la sécurité de l’information | Assure un cadre sécurisé à l’échelle globale |
| NF Z42-013 | Archivage électronique probant | Garantie de validité légale sur la durée |
| SOC 2 / SOC 3 | Sécurité, disponibilité et confidentialité | Confiance pour les entreprises et salariés |
| HDS | Données sensibles et de santé | Exigence renforcée sur la confidentialité RH |
La législation du bulletin de paie électronique et son impact sur la gestion RH
Le cadre législatif régissant la dématérialisation du bulletin de paie a connu une évolution majeure avec la loi Travail de 2016. Depuis 2017, un employeur peut légalement transmettre automatiquement le bulletin de paie en version électronique sans l’accord explicite préalable du salarié, ce qui représente une grande avancée vers la digitalisation des ressources humaines.
L’article L3243-2 du Code du travail attribue à ces bulletins électroniques la même valeur juridique que les versions papier. Ils sont donc utilisables dans toutes les démarches administratives : contrôle Urssaf, demande de prêt bancaire, recours en justice, etc. L’emploi d’Arkevia permet de se conformer strictement à ces obligations sans risque juridique.
Une double règle est imposée au prestataire détenant ces documents :
- Accessibilité garantie pendant 50 ans à compter du dépôt sur la plateforme
- Ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans si cette période est plus courte
Cette conservation longue durée facilite la gestion, même après plusieurs changements d’employeur ou la cessation d’activité de l’entreprise initiale. Par ailleurs, le salarié conserve un droit de retour – il peut demander un retour au format papier dans un délai de 30 jours après notification, au terme duquel le format électronique est tacitement accepté.
Cette transformation numérique modifie la manière dont les services RH administrent l’archivage. L’adoption de solutions comme Arkevia s’inscrit dans une dynamique favorisée par les tendances d’adoption en entreprise. Selon une étude parue en 2024, 62 % des entreprises françaises prévoyaient d’intégrer des coffres-forts numériques tels que ceux proposés par Silae ou Cegedim.
Première connexion et prise en main de MyArkevia : faciliter l’accès aux documents RH
La prise en main d’Arkevia s’opère via l’interface MyArkevia, un espace personnel ouvert exclusivement au salarié. Après réception d’un email généré par l’employeur contenant un matricule et un code secret temporaire, le salarié active son compte en suivant un parcours simple :
- Se rendre sur la page MyArkevia et cliquer sur l’activation du compte
- Entrer le matricule employé et le code temporaire reçu
- Choisir un mot de passe personnel et valider son adresse email
- Accéder immédiatement à ses documents stockés
Cette simplicité vise à démocratiser la gestion électronique des documents RH, tout en évitant les erreurs courantes comme la perte de codes. Une application mobile disponible sous iOS et Android accentue cette accessibilité, en offrant un accès rapide aux bulletins de paie et documents même en mobilité.
Quelques difficultés sont parfois remontées, notamment sur la réception de l’email d’activation qui peut se perdre dans le dossier spam ou sur la nécessité pour le service RH de régénérer un code en cas de perte. Ce service étant géré par l’employeur, Cegedim ne peut intervenir directement auprès des salariés finaux, ce qui peut prolonger les délais d’accès.
La réinitialisation du mot de passe, bien que sécurisée, passe également par l’intermédiaire de l’entreprise, ce qui nécessite parfois un certain temps supplémentaire à la rétention d’accès. Une comparaison avec des solutions concurrentes comme celle proposée par Sirhius pour Stokomani montre que certains parcours utilisateurs plus autonomes existent sur le marché et sont des pistes d’amélioration pour Cegedim.
Retour d’expérience utilisateurs et perspectives d’Arkevia dans la gestion RH sécurisée
Les retours collectés auprès des salariés et des responsables RH soulignent fortement la valeur ajoutée d’Arkevia. Ce sont avant tout la disponibilité permanente des documents et la sécurité renforcée qui font consensus. La disparition des problèmes liés aux archives papier, comme la perte lors de déménagements ou incendies, est particulièrement appréciée.
Les responsables RH observent un gain considérable en efficacité grâce à la suppression des opérations manuelles liées à l’impression, à l’affranchissement et au traitement des documents papier. Pour une entreprise de 500 salariés, cette transition se traduit par une économie annuelle qui peut dépasser plusieurs dizaines de milliers d’euros selon l’étude interne menée par Cegedim SRH.
Point intéressant, Arkevia s’insère dans un écosystème plus vaste, combiné aux solutions de paie Cegedim Outsourcing et à des outils de gestion des absences, ce qui répond pleinement aux attentes des directions des ressources humaines de grands groupes. L’intégration et la cohérence entre ces outils facilitent la gestion globale du capital humain.
Toutefois, les axes d’amélioration restent concentrés sur l’ergonomie initiale et le support utilisateur, notamment pour les salariés moins à l’aise avec le numérique. Les retards occasionnels dans la réception du mail d’invitation ou les difficultés pour récupérer un accès sont des irritants récurrents, qu’une automatisation accrue pourrait réduire.
Arkevia s’impose néanmoins comme un standard pour les structures souhaitant sécuriser leurs documents RH tout en se conformant à la réglementation. La certification HDS ouvre aussi des portes dans des secteurs à haute exigence comme la santé, où la conservation des dossiers administratifs et RH est soumise à des normes strictes.
Pour découvrir d’autres outils autour de la gestion numérique RH et des services associés, vous pouvez consulter les actualités concernant Mon Intraparis Agents ainsi que les innovations chez HR4You.
